Chi già utilizza SmartNCC per la fatturazione dei servizi di noleggio, avrà certo notato che nei giorni scorsi i moduli di gestione fatture e gestione anagrafica si sono arricchiti di importanti funzionalità.
Questo ti servirà per gestire al meglio la fatturazione elettronica che diventerà obbligatoria a partire da gennaio 2019 verso tutti i soggetti Italiani (privati, aziende e pubblica amministrazione).
In questa comunicazione spiegheremo il funzionamento dei nuovi moduli GD-Soft e cercheremo di chiarire i piú comuni dubbi sulla "Fattura elettronica" in generale.
La domanda più frequente che ci viene posta é: "quale é il mio codice destinatario?" e "come devo procurarmelo?"
La risposta è semplice: non ce l'hai e probabilmente non ce l'avrai mai…
Il codice destinatario non identifica la tua azienda ma la piattaforma informatica che l'azienda ha scelto per inviare e ricevere le fatture elettroniche (tipo Aruba, Zucchetti, SmartNCC ecc…)
Ad esempio se sei cliente GD-Soft é ovvio che la soluzione piú semplice é quella di comunicare ai tuoi fornitori l'indirizzo destinatario di SmartNCC:
In alternativa, potresti disporre di un servizio di recapito esterno come Aruba, Hosting solution o altri gestori generici di servizi di fatturazione elettronica.
O ancora, potresti comunicare il codice destinatario della piattaforma usata dal tuo commercialista, se vuoi che le fatture arrivino a lui, oppure il tuo indirizzo PEC
( in tal caso consigliamo di crearne uno dedicato )
( in tal caso consigliamo di crearne uno dedicato )
Per assurdo potresti anche decidere di non avere, ne comunicare, un codice destinatario ma di scaricare le fatture direttamente dal sito della agenzia delle entrate Fisco Online / area Fatture e corrispettivi.
(cosa piuttossto scomoda e con altri aspetti negativi su cui non mi dilungo)
L'ampia gamma di possibilità e il fatto che, dal punto di vista fiscale, la scelta sia quasi ininfluente ti fa intuire come:
– la fattura elettronica non viene inviata al cliente, ma all'agenzia delle entrate
– il codice destinatario (o indirizzo destinatario) può essere idealizzato come una sorta di CC (copia conoscenza) a cui lo SDI inoltra ogni fatture che riceve
A prima vista l'unico modo perchè il sistema funzioni sembra quello di contattare tutti i clienti/fornitori per chiedere il loro codice e contestualmente comunicare il nostro.
Questo è vero solo in parte perchè esiste il codice destinatario "0000000" a cui devono essere spedite tutte le fatture destinate a clienti che non hanno comunicato un codice destinatario (es. tutte le persone fisiche).
L'unico accorgimento, utilizzando questo codice, è che la fattura deve comunque essere consegnata al cliente nella forma tradizionale (stampa o mail ordinaria) e il cliente deve essere avvisato del fatto che può scaricare la fattura dal suo cassetto fiscale del sito FiscoOnline \ area Fatture e Corrispettivi.
Il sito Fisco Online permette anche di registrare un codice destinatario o indirizzo PEC a cui volete che tutte le fatture indicanti la Vostra partita IVA vengano recapitate.
( questo indipendentemente dal codice destinatario utilizzato da chi l'ha emessa, "0000000" compreso )
Vi consigliamo quindi di indicare sul vostro cassetto fiscale l'indirizzo "" per essere sicuri di ricevere tutte le fatture nella sezione fatture fornitori del gestionale e in copia al vostro indirizzo di posta elettronica ordinaria.
Per agevolare e incentivare lo scambio delle giuste informazioni di fatturazione con i Vostri clienti e fornitori, abbiamo messo a punto una funzione che vi permette di inviare al cliente il Vs. codice destinatario e di richiedere alla controparte di cliccare un link dove inserire i propri codici affinchè vengano automaticamente registrati in anagrafica.
(vedi capitolo che segue "RICHIESTA DATI FISCALI")
Ma, come cambieranno le nostre vite a partire dal 01/01/2019?
Cosa devo cambiare della procedura di fatturazione che ho sempre usato?
In sostanza le procedure di fatturazione tramite Smart NCC rimangono invariate.
Tutto il lavoro è stato fatto da noi cercando di impattare il meno possibile sulle Vostre abitudini, quindi una volta che il servizio sarà stato effettuato e reso disponibile per la fatturazione potrete fatturarlo, come sempre, tramite la maschera "Fatturazione NCC".
Il sistema continuerà a generare la solita fattura PDF che potete inviare e stampare come anteprima, ma dovrete ricordarvi entro 10 giorni dall'emissione di procedere all'invio della fattura allo SDI tramite le nuove funzioni che abbiamo predisposto.
Lo SDI prevede una serie di messaggi di notifica (scarto, accettazione, consegna ecc..) tutti questi messaggi sono gestiti da SmartNCC e visualizzati in formato grafico sulla riga di ogni fattura emessa, al fine di monitorare lo stato di avanzamento.
(vedi capitolo che segue "INVIO FATTURA ELETTRONICA")
(vedi capitolo che segue "INVIO FATTURA ELETTRONICA")
Tutto chiaro! C'è una trafila da seguire, e una serie di costi da sopportare, per far sì che l'agenzia delle entrate riceva le fatture emesse prima dei nostri clienti e viceversa… (vedi spesometro)
Ci sono però anche innegabili vantaggi che la fatturazione elettronica mette a disposizione, se ben utilizzata…
La potenzialità sicuramente più interessante del nuovo sistema di fatturazione è quella di ricevere da tutti (aziende, privati e pubbliche amministrazioni), le fatture in un formato standard e ben definito con la possibilità di importarle senza sforzo nel propro gestionale.
I lati positivi del sistema di fatturazione elettronica:
– potranno essere recapitate direttamente nel software gestionale senza reinserirle e senza errori
- il gestionale sarà in grado di leggerle e registrarle riconoscendo i campi chiave (anagrafica, imponibile, iva, scadenze ecc)
– sarà possibile ricercare le fatture di acquisto come si fa per quelle di vendita (per fornitore, per data, articolo, contenuto testuale ecc…)
– non dovrete continuamente verificare che i dati fiscali siano corretti per poterle scaricare l'IVA
- il gestionale sarà in grado di leggerle e registrarle riconoscendo i campi chiave (anagrafica, imponibile, iva, scadenze ecc)
– sarà possibile ricercare le fatture di acquisto come si fa per quelle di vendita (per fornitore, per data, articolo, contenuto testuale ecc…)
– non dovrete continuamente verificare che i dati fiscali siano corretti per poterle scaricare l'IVA
– la data di ricezione della fattura non sarà più contestabile dal ricevente in quanto lo SDI prevede tutta una serie di notifiche di lettura
Maggiori svantaggi:
– le fatture inviate non possono essere cancellate o modificate ma sarà necessaria una nota di credito per lo storno
– le fatture inviate non possono essere cancellate o modificate ma sarà necessaria una nota di credito per lo storno
– le fatture devono essere emesse entro il 15 del mese successivo alla prestazione (se differita) o il giorno stesso della prestazione (se immediata)
– non sarà più possibile emettere fatture retrodatate
Marchera Elenco anagrafica:
menu "principale" – "Anagrafica" – "Gestione anagrafica"
menu "principale" – "Anagrafica" – "Gestione anagrafica"
nella colonna C.F./P.IVA ora compare un piccolo alert se i dati necessari per la fatturazione sono incompleti con un link "RICHIEDI DATI FISCALI" per inviare la mail di richiesta.
Dettaglio anagrafica:
menu "principale" – "Anagrafica" – "Gestione anagrafica" – "icona apri anagrafica"
menu "principale" – "Anagrafica" – "Gestione anagrafica" – "icona apri anagrafica"
all'interno della scheda anagrafica ora trovate i campi da compilare e un pulsante"RICHIEDI DATI FISCALI" che invia la mail di richiesta
Elenco fatture emesse:
menu "principale"-"Contabilita"-"Fatturazione"-"Fatturazione Clienti"
menu "principale"-"Contabilita"-"Fatturazione"-"Fatturazione Clienti"
nella colonna CLIENTE ora compare il codice destinatario predefinito con un piccolo alert se i dati necessari per la fatturazione sono incompleti.
Il menu contestuale di sinistra [azione] ora include una voce per inviare la mail di richiesta "Dati Fiscali".
Il menu contestuale di sinistra [azione] ora include una voce per inviare la mail di richiesta "Dati Fiscali".
In tutti i casi il pulstante/link di richesta dati fiscali aprirà un popup di anteprima simile a questo:
dove potrete notare come:
– al cliente vengono spediti i dati anagrafici corretti per la società gruppo con cui si sta lavorando.
– si chiede al cliente di verificare i suoi dati in vostro possesso e di segnalare eventuali discrepanze
– al cliente vengono spediti i dati anagrafici corretti per la società gruppo con cui si sta lavorando.
– si chiede al cliente di verificare i suoi dati in vostro possesso e di segnalare eventuali discrepanze
– su invita a cliccare sul link "CLICCA QUI" che rimanda ad una pagina dove il cliente potrà inserire il proprio codice destinatario o PEC
Sarà sufficiente che il cliente compili i campi richiesti e prema il pulsante di aggiornamento perchè le informazioni vengano salvate nella sua scheda anagrafica e rese disponibili per un futuro utilizzo.
Come si diceva, le fatture vengono emesse nel modo tradizionale e una volta emesse sono visualizzate in
menu "Principale" – "Contabilità" – "Fatturazione" – "Fatture Clienti"
La maschera ha subito alcune trasformazioni, ed ora nella parte alta della schermata troviamo i messaggi in arrivo dallo SDI (scarto, conferma di lettura ecc…):
Il pulsante "MOSTRA STORICO" apre un popup con lo storico di tutti i messaggi in arrivo dal Sistema Di Interscambio al fine di agevolare eventuali controlli.
Cliccando sull'oggetto del messaggio SDI, si apre un popup che ne mostra il contenuto e permette di impostarlo come "VISTO" per nascondere ulteriori notifiche:
Il menu "Azione" che trovate sulla riga di ogni fattura emessa ha ora 4 nuove funzionalità:
– invia richiesta dati fiscali: utile per scambiare il codice destinatario con i clienti esistenti
– anteprima fattura elettronica: mostra il contenuto della fattura elettronica senza incrementare il contatore degli invii (solo anteprima)
– esporta fattura elettronica : apre una versione esportabile dell'XML da utilizzare per l'invio tramite software di fatturazione elettronica esterni (es. Aruba, TeamSystem ecc..)
– esporta fattura elettronica : apre una versione esportabile dell'XML da utilizzare per l'invio tramite software di fatturazione elettronica esterni (es. Aruba, TeamSystem ecc..)
( clienti che fin'ora hanno lavorato con la pubblica amministrazione già avevano questa funzione sul pulsante "Azione" ai piedi della tabella)
– Invia fattura elettronica a SDI: questa funzione inoltra senza ulteriore anteprima il messaggio XML al sistema di interscambio che da quel momento rifiuterà ogni successivo invio dello stesso documento.
– Invia fattura elettronica a SDI: questa funzione inoltra senza ulteriore anteprima il messaggio XML al sistema di interscambio che da quel momento rifiuterà ogni successivo invio dello stesso documento.
(E' pertanto sconsigliata ogni successiva modifica ma sarà necessario emettere nota di credito con eventuale riemissione)
Una volta inviata la fattura vedrete che l'ultima colonna della tabella compare un'icona ad indicare lo stato di ricezione:
– EXP: fattura esportata manualmente
– SDI: fattura inviata a SDI in attesa di verifica
– RC: fattura ricevuta da SDI e anche dal destinatario
– MC: fattura ricavuta da SDI, ma non recapitata al destinatario
– EXP: fattura esportata manualmente
– SDI: fattura inviata a SDI in attesa di verifica
– RC: fattura ricevuta da SDI e anche dal destinatario
– MC: fattura ricavuta da SDI, ma non recapitata al destinatario
(l'invio è comunque valido ai fini fiscali ma potrebbe essere necessario avvisare il cliente che la fattura è disponibile sul sito Fisco Online / sezione fatture e corrispettivi. Solitamente succede quando l'indirizzo PEC
– NS: fattura scartata da SDI, ma non recapitata al destinatario
( il destinatario è errato oppure la fattura è stata inviata a 0000000 e il cliente non ha impostato l'indirizzo di consegna predefinito nel suo cassetto fiscale )
menu: "principale" – "contabilità" – "Fatture" – "Fatture fornitore"
Il riepilogo delle fatture di acquisto è stato recentemente modificato per includere alcune inportanti informazioni aggiuntive.
– la colonna Tipo ora rappresenta il tipo di documento, FT=Fatture, NC=Nota di Credito
– la colonna origine visualizza il tipo di inserimento, SDI=in arrivo da SDI, MAN=registrata manualmente
– ogni fattura di acquisto può accettare allegati (PDF, XLS, XML ecc.)
– ogni fattura di acquisto può accettare allegati (PDF, XLS, XML ecc.)
– l'allegato delle fatture in arrivo da SDI sarà rappresentato dal file XML della fattura elettronica
– per aprire il file allegato sarà sufficiente cliccare sul'icona graffetta che si trova nella colonna "All."=Allegato
